Le regine dell’ospitalità: il ruolo essenziale delle Hostess nell’organizzazione di eventi di successo

Quando si organizza un evento non bisognerebbe mai sottovalutare il ruolo cardine rivestito dalle hostess, che sono in molti casi vere e proprie regine dell’ospitalità.

Si tratta del biglietto da visita mostrato agli ospiti, non solo con funzione ornamentale ma anche pratica in termini di accoglienza, distribuzione dei gadget e delle informazioni.

Il consiglio è quindi di optare per la migliore agenzia hostess a Roma e pianificare l’evento proprio iniziando da questa figura sorridente e professionale.

Vediamo quali sono le sue mansioni e perché è utile durante fiere, congressi ed eventi con una mole di ospiti piuttosto elevata.

Di cosa si occupa una hostess di eventi, fiere e congressi

– L’importanza dell’accoglienza

Esattamente come quando si entra nella casa di qualcuno, l’accoglienza è il primo step per sentirsi a proprio agio in un ambiente e familiarizzare con l’evento.

Trovarsi davanti una persona cortese e sorridente, dal look ordinato e dalla presenza curata, già predispone positivamente l’ospite, che può essere eventualmente riconosciuto e accompagnato all’interno della location.

In base al tipo di evento, è possibile sistemare le hostess dietro una scrivania per registrare dati, oppure prevedere che si muovano all’ingresso per scortare le persone, liberarle del cappotto e fornire tutte le informazioni importanti su ciò che accadrà in seguito.-

– Distribuire gadget e materiale

Sia che si tratti di una fiera sia di un congresso o una festa sponsorizzata, potrebbe essere una buona idea distribuire dei gadget a tema, così che il cliente si senta omaggiato per la sua presenza e allo stesso tempo possa divulgare il marchio.

Ancora, il ruolo della hostess è quello di fornire tutto il materiale divulgativo e informativo, in modo che coloro che sono invitati all’evento possano seguirlo e capire di cosa si tratta.

Lo stesso discorso vale anche per la distribuzione di cocktail di benvenuto e bevande fresche, posizionandosi nei luoghi nevralgici per dare ristoro ai presenti.

– Contribuire e aiutare durante l’allestimento dell’evento

Ciò che si vede quando si partecipa a un evento è solo la punta dell’iceberg, in quanto dietro a un curato allestimento esiste un duro lavoro da parte di tutto lo staff.

In questo quadro si colloca la collaborazione delle hostess, che spesso sono chiamate ad aiutare nell’apparecchiatura dei tavoli, nella mise en place generale, nella sistemazione dei fiori e in generale nell’organizzazione di un ambiente che sia perfettamente in linea con il tema scelto.

Quando si propone un contratto da hostess, il suggerimento è sempre di specificare se saranno previste queste mansioni o se invece la figura è richiesta solo durante l’evento specifico.

– Registrare entrate e uscite

Un evento può essere più o meno blindato, ma in ogni caso è sempre molto importante controllare coloro che entrano, per evitare che si verifichino episodi spiacevoli o che la location diventi troppo affollata.

In determinate situazioni è infatti utile fornire un badge a coloro che sono stati realmente invitati, registrandoli su appositi sistemi in modo che si abbia un’idea chiara di chi è già arrivato e di quante persone ci sono all’interno.

Questo è il compito delle hostess, così da segnalare eventuali anomalie ai responsabili e avere il pieno controllo della situazione in ogni momento.

Prima che gli ospiti defluiscano, l’hostess può compilare degli attestati di partecipazione se previsti e fare in modo che tutti li prendano al momento dell’uscita.

– Occuparsi del benessere degli invitati

In linea generale, il ruolo della hostess è quello di un supervisore a 360 gradi, pronto ad accogliere le esigenze del cliente e segnalare eventuali criticità.

Questo significa fungere da raccordo tra le varie parti in causa, rendendo il lavoro di cooperazione più facile per tutti.

In questo modo i presenti si sentiranno accolti e a proprio agio, godendo dell’evento anche in base alle loro necessità.